Stellen Sie sicher, dass die Software alle Funktionen umfasst, die Ihr Unternehmen benötigt. Dies wird Ihnen helfen, Ihre Abläufe zu optimieren und Ihren Kunden ein nahtloses Reiseerlebnis zu bieten. Prüfen Sie auch, ob die Software zusätzliche Funktionen wie Customer-Relationship-Management (CRM), Rechnungsstellung, Buchungsverwaltung und ähnliche Funktionen anbietet.

Der Preis ist oft einer der ersten Faktoren, die Sie bei der Auswahl einer Reisebürosoftware berücksichtigen sollten – gerade für kleinere oder mittelständische Unternehmen. Fast alle Anbieter bieten heutzutage monatliche Abonnements im Rahmen eines Software-as-a-Service-Modells an. Einige verlangen jedoch zusätzlich zur Abonnementgebühr noch einen prozentualen Anteil vom Umsatz, beispielsweise 1% oder mehr. Vergleichen Sie daher sorgfältig die verschiedenen Preismodelle und überlegen Sie, ob die Kosten im Verhältnis zu den gebotenen Funktionen und Vorteilen stehen.

Die von Ihnen gewählte Reisebürosoftware sollte über eine intuitive und übersichtliche Benutzeroberfläche verfügen. Die Navigation sollte einfach und effizient sein, damit Ihre Mitarbeiter schnell die gewünschten Funktionen finden und nutzen können. Eine benutzerfreundliche Oberfläche hilft dabei, Zeit zu sparen und die Produktivität zu steigern.

Viele Reisende ziehen es vor, Reiserouten und Angebote auf ihren mobilen Geräten zu erkunden. Auch auf Reisen benötigen Ihre Kunden einen Zugriff auf ihren digitalen Reiseplan mit Tickets, Buchungsnummern und anderen Informationen. Stellen Sie daher sicher, dass die von Ihnen gewählte Software über eine mobile Oberfläche oder eine App verfügt, die ein nahtloses Nutzererlebnis auf Smartphones und Tablets bietet.

Flexible Software ermöglicht es Reiseunternehmen, die Lösung an ihre individuellen Bedürfnisse und Anforderungen anzupassen. Eine flexible Software kann auch an Veränderungen der Unternehmensgröße und des Wachstums angepasst werden. So können Reiseunternehmen expandieren und wachsen, ohne die Software ersetzen zu müssen.

Der Reise-Planer sollte in der Lage sein, umfangreiche Informationspakete für die Reisenden zusammenzustellen. Dazu gehören Details zu Buchungs- und Stornierungsbedingungen, Versicherungen, empfohlene Reiseutensilien, Notfallhinweise, Sehenswürdigkeiten, Restaurants/Bars, kulturelle Besonderheiten des Reiselandes sowie Tipps zu Souvenirs und anderen nützlichen Informationen. Diese Informationspakete sollten detailliert sein und z.B. Treffpunkte mit Google-Kartenlinks, Buchungsnummern, Anbieterdetails und ähnliches enthalten. Aufgrund der Fülle an Informationen ist es sinnvoll, diese in einem eigenen Bereich oder Reiter im Reiseplan darzustellen.

Manche Reisebüro-Softwarelösungen bieten Kunden die Möglichkeit, während des Buchungsprozesses zusätzliche Aktivitäten und Leistungen hinzuzubuchen. Dies kann eine gute Gelegenheit sein, den Umsatz zu steigern und den Kunden ein umfassenderes Reiseerlebnis zu bieten. Prüfen Sie, ob die von Ihnen in Betracht gezogene Software solche Upselling-Funktionen bereithält

Eine wichtige Funktion ist die Möglichkeit, gezielt nach verschiedenen Kriterien zu filtern, zum Beispiel nach Routen, Veranstaltungen, Anbietern, Angeboten oder gebuchten Reisen. So können Sie schnell und einfach nach Verantwortlichen, Orten, Reisearten oder selbst definierten Schlagworten suchen.

Eine nützliche Funktion ist die automatische Speicherung aller Änderungen, die Sie an Ihrer Reiseroute und Reisevorschlägen vornehmen. So wird das Risiko von Datenverlust bei Stromausfall, Internetausfall oder anderen Unterbrechungen erheblich reduziert. Dadurch entfällt die manuelle Speicherung, was mehr Zeit für andere Aufgaben und eine gesteigerte Gesamteffizienz ermöglicht.

Wenn Sie ein Reiseveranstalter sind, sollte die Software es Ihnen ermöglichen, die Reiserouten und Angebote an Ihre Agenten zu übermitteln, damit diese diese unter ihrer eigenen Marke und mit ihrem individuellen Aufschlag an ihre Kunden weitergeben können. Gelegentlich müssen Agenten möglicherweise Anpassungen an den vorgeschlagenen Reiserouten vornehmen oder sie um zusätzliche Aktivitäten und Ziele erweitern. Idealerweise sollte die Software die Möglichkeit bieten, dass Unternehmen gemeinsam an der Erstellung von Reiserouten und Angeboten arbeiten können.

Die ideale Routenplanungssoftware sollte sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren lassen, beispielsweise in Ihr CRM oder Ihre Website. Diese Integration spart Ihnen viel Zeit, da die manuelle Dateneingabe entfällt und die Fehlergefahr verringert wird.

Einige Routenplanungssoftware ermöglicht es Ihnen, Routen mit nur wenigen Klicks direkt in Ihre Website einzubetten. Alle in der Software vorgenommenen Änderungen werden sofort auf Ihrer Website angezeigt, sodass Sie wertvolle Zeit bei der Verwaltung Ihrer Website-Inhalte sparen. Stellen Sie sicher, dass diese eingebetteten Routen schnell geladen werden, ohne Ihre Website zu verlangsamen.

Hochwertige, veröffentlichte Reiserouten bieten einen doppelten Vorteil: Sie sind nicht nur eine wertvolle Ressource für Ihre Besucher, sondern können auch Ihre Platzierung in der Google-Suche verbessern. Die Ladegeschwindigkeit ist ein Schlüsselfaktor bei der Suchmaschinenoptimierung (SEO), und gut geschriebene, informative Reisebeschreibungen können mehr qualifizierte Leads anziehen und Ihnen letztendlich mehr Kunden bringen

Die Sicherheit ist ein entscheidender Faktor bei der Auswahl einer Routenplanungsanwendung. Achten Sie darauf, dass die Anwendung über starke Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, sichere Datenspeicherung und Backups verfügt.

Eine zuverlässige Kundenbetreuung ist für jede von Ihnen gewählte Software von entscheidender Bedeutung. Stellen Sie sicher, dass der Softwareanbieter einen 24/7-Support anbietet, und erkundigen Sie sich, ob zusätzliche Supportleistungen wie Schulungen und Einarbeitungen verfügbar sind, die entweder kostenlos, gegen Aufpreis oder nur für die teuersten Tarife erhältlich sind.

Die kontinuierliche Entwicklung neuer Funktionen ist für Fachleute der Reisebranche unerlässlich, um wettbewerbsfähig zu bleiben, die Effizienz zu steigern und den Kunden ein verbessertes Erlebnis zu bieten. Dies trägt dazu bei, die sich ständig ändernden Bedürfnisse und Anforderungen der Kunden zu erfüllen und ermöglicht es Reiseunternehmen, sich den sich schnell wandelnden Gegebenheiten der Reisebranche anzupassen und ihren Wettbewerbern einen Schritt voraus zu sein.

Kundenspezifische Funktionen können entwickelt werden, um die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen eines Reiseunternehmens zu erfüllen und so eine maßgeschneiderte Lösung zu schaffen, die auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist. Allerdings sind nur wenige Anbieter von Reisesoftware bereit, kundenspezifische Funktionen zu einem Preis zu entwickeln, der für Ihr Unternehmen erschwinglich ist. Wenn Sie das Gefühl haben, dass eine wichtige Funktion in der Software fehlt, können Sie während einer Demo- oder Testphase nach der Möglichkeit der Entwicklung dieser Funktion und den damit verbundenen Kosten fragen.